ExtraLest permet de construite un site extranet, basé sur un socle Apache/Php/MySql, qui regroupe des fonctions collaboratives internes et externes, dont :

• gestion de fiches membres : saisie contrôlée et facilitée de toutes les données administratives des membres de l’extranet par les ayant-droit (membres et profils administrateurs adaptés), quelque soit le/la statut/catégorie/type de ces membres ;
• assistant courriel : création de fichiers pour l’export d’annuaires, carnets d’adresses ou listes de diffusion personnels ou vers un serveur Sympa - l’outil permet également l’ouverture directe avec adressage multiple de mel à travers le client de messagerie de l’extranaute ;
• gestion des ordres de mission : saisie et suivi assistés, avec alertes, des demandes d’ordre de mission et des états de frais correspondants ;
• calendrier partagé : partage d’un calendrier de réservations de ressources avec alertes personnalisables, pour les matériels en prêt, les salles …, permettant également la gestion et l’affichage (particulier) des plages de présence des "support à la recherche", sur la base du logiciel GRR ;
• documentation scientifique : commande de document/livre/revue ou demande de prêt inter-bibliothèques ;
• facilités :
  • prise de rdv ou mini-sondage ;
  • FAQ ;
  • catalogue d’images (logos, photos d’équipes, du labo, …) ;
  • catalogue de documents (documents officiels, fonctionnels, administratifs, plans du labo, …) ...
• …

Si le site du laboratoire est sous le CMS SPIP, l’Extr@Lest permet de générer automatiquement une page annuaire à jour sur le site internet.

Il permet également des fonctions d’administration personnalisées suivant des profils affectables à des membres (administrateur, secrétariat général, missions, bibliothèque, formation, infra, informatique...) :

• administration des données personnelles des membres de l’extranet incluant les membres du labo ;
• gestion des entrants/sortants ;
• droits d’accès (profils) ;
• définition des groupes ou listes de diffusion/discussion ;
• sauvegardes de la base de données, de l’extranet, du site complet ;
• administration de la FAQ et des catalogues d’images et de documents ;
• administration des calendriers ;
• …

Outre l'interopérabilité classique du web et des possibilités en import/export d'une base de données sous MySql, Extr@Lest a vocation à inclure des fonctionnalités qui inter opèrent avec le site internet du laboratoire et les outils de gestion et d'administration d'un laboratoire. Par exemple, il crée une page html dont le code est insérable manuellement (ou automatiquement à travers des triggers) dans la page du site internet qui affiche un tableau-annuaire de l'unité.

Le but de cet extranet est de rationaliser les flux d’informations qui transitent par l'équipe "support à la recherche" d’une unité de recherche. Un 2nd objectif était de l’intégrer dans le site internet basé sur le kit Spip du CNRS (quelques autres fonctionnalités à développer).
Dans mon laboratoire, tout le personnel l'utilise régulièrement pour :

• avoir un récapitulatif des évènements liés à l’activité scientifique quotidienne ;
• réserver des salles et des ressources associées ;
• connaître les présences des personnels du service de soutien à la recherche ;
• demander un ordre de mission et le suivre jusqu’au remboursement et à sa clôture ;
• grouper des adresses mel en vue d’un mel groupé ou de la création d’un carnet d’adresses ;
• créer des prises de rdv ou des mini-sondages ;
• accéder à des bibliothèques d'images (logos, ...) ou de documents de référence ou officiels en lien avec le laboratoire ;
• commander des ouvrages ;
• …

Certains utilisateurs avec des privilèges peuvent, selon leur profil, gérer les entrants et les sortants, les ordres de mission et états de frais, les groupes d'utilisateurs ou listes de diffusion/discussion, les cartes d'accés, les adresses IP ou physiques des ordinateurs, les ressources à réserver, les prêts de matériels/livres/..., les documents de référence, ...

Pas encore :

• de site de démo ;
• d’aide en ligne (mais globalement intuitif) ;
• d’authentification forte ;
• d’inter-opérabilité avec les logiciels de gestion CNRS ou Université, ni avec HAL.