Indico permet de gérer des réunions, des séminaires et des conférences. La gestion de l'ordre du jour d'une réunion reste la fonctionnalité la plus commune et la plus aisée à prendre en main mais l'outil va au delà. Il permet d'attacher à chaque événement toutes sortes de fichiers multimédia (présentations, minutes, documents, logos...). La gestion des conférences est assez complète et très puissante, même si elle reste par endroits peu intuitive. Indico est en effet capable de gérer des sessions multiples, thématiques et/ou parallèles, l'inscription en ligne des participants, les propositions d'intervention (soumission, acceptation), la mise en place de l'ordre du jour jusqu'à l'élaboration d'un questionnaire de satisfaction en ligne.
Indico est bien adapté à la gestion d'un ensemble d'événements qu'il sera possible de structurer de manière pertinente par catégorie. Ainsi une catégorie d'événements pourra rassembler tous les événements relatifs à un même projet, groupe de travail, thématique etc. Tous les événements sont enregistrés dans une arborescence de catégories au sein de laquelle il est aisé de naviguer. Les personnes en charge de l'organisation d'événements pourront faire appel à une fonctionnalité de "clonage" assez pratique dans le cas de réunions organisées régulièrement sur le même schéma.

Concernant les droits, il existe des administrateurs, des managers de catégories et des créateurs d'événements.
Les administrateurs gèrent :
- toutes les catégories et événements
- les utilisateurs et leurs droits associés
- les opérations de maintenance.

Les managers de catégorie gèrent les droits d'accès aux sous-catégories et aux événements (toutes les branches en dessous de leur catégorie).

Les droits sont gérés à tous les niveaux de granularité : des catégories aux événements et à l'intérieur des événements (qui a le droit d'associer des fichiers, qui peut modifier une session d'un événement particulier, ...).

Il est important de garder à l'esprit que par défaut les objets Indico sont publics et qu'il est de la responsabilité des créateurs d'événements et managers de catégories de mettre en place les restrictions d'accès adéquates.

Après quelques années d'utilisation systématique par une communauté, on peut aussi considérer Indico comme un dépôt de documents (principalement transparents de présentation et minutes de réunions) attachés aux événements organisés par cette communauté. Attention, il n'existe pas de notion de "versionning" des documents, ce n'est pas un EDMS.

Un système de gestion de réservation de salles peut être activé dans l'interface d'administration (non testé en production).

On peut aussi ajouter un moteur de recherche "full text" (non testé).

Les documents générés (book of abstracts etc) sont au format PDF. Les calendriers sont exportables en .ics, certaines listes en format Excel.

Installé depuis plusieurs années à l'IN2P3, en remplacement de CDS Agenda.

Pour l'installation :
L'installation d'Indico nécessite de nombreux prérequis et des connaissances en python. La version des bibliothèques et logiciels à installer avant de commencer l'installation d'Indico est très importante.

Pour l'utilisation :
Pour les conférences, il faut avoir conscience de certaines limitations :
* certains éléments de l'interface utilisateur resteront en anglais (a priori réglé dans la version 0.97)
* les participants devront se créer un compte avant de pouvoir s'inscrire à la conférence (optionnel, mais quasiment indispensable en pratique)
* la liste de participants n'est pas paramétrable et pas forcément adaptée
* Indico utilise un vocabulaire, parfois décalé avec les pratiques courantes, avec lequel il faudra se familiariser avant de se sentir à l'aise
* la documentation actuelle ne détaille pas toutes les fonctionnalités de l'outil.
La mise en place d'un programme de conférences sur plusieurs jours comprenant des sessions multiples, thématiques et/ou parallèles n'est pas un processus totalement intuitif. Dans l'état actuel des choses, il ne faut pas négliger le temps et les étapes nécessaires à la prise en main de l'outil.

Pour l'administration :
La base de données utilisée étant une base objet, il n'existe pas de requêteur indépendant d'Indico. Les interrogations ne sont donc faisables qu'à travers des scripts en Python qu'il faut écrire et qui nécessitent la connaissance des objets stockés (aspect très peu documenté d'Indico). L'autre conséquence est que la base peut atteindre des tailles aberrantes (plusieurs dizaines de giga-octets) si des opérations de maintenance ne sont pas entreprises régulièrement.

Il est donc recommandé de faire usage de scripts au niveau système (dont certains sont fournis en exemple) pour, par exemple, réaliser les sauvegardes de la bases de données.

Il est fortement conseillé d'utiliser les versions disponibles dans le dépôt CVS (elles sont en général en production au CERN).
Pour accéder à la version 0.97 désormais gérée avec GIT, utiliser ce lien.
Malheureusement, la documentation utilisateur et administrateur n'est pas au niveau. Par contre, la réactivité des développeurs sur les listes de discussions est excellente.