ActivPlanning

Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 07/03/11
  • Correction mineure : 27/10/11

ActivPlanning : système de réservation pour équipements mutualisés

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Système :
  • Version actuelle : 5.0 - 10/02/2011
  • Licence(s) : choix en cours, contacter l'auteur - Logiciel gratuit pour les structures académiques, pour les autres, me contacter.
  • Etat : validé (au sens PLUME)
  • Support : maintenu, développement en cours
  • Concepteur(s) : Michel MORCIANO
  • Contact concepteur(s) : michel.morciano@unistra.fr
  • Laboratoire(s), service(s)... :

 

Fonctionnalités générales du logiciel

ActivPlanning est un logiciel "full web" de gestion de planning. Il peut etre utilisé pour la gestion de salles, d'objets à utilisation commune, mais il a été plus particulièrement construit pour répondre à la demande de laboratoires de recherche voulant mutualiser des équipements.
ActivPlanning permet de facturer l'utilisation selon le critère "temps", "expérience" ou "demande de travail" dans le cas d'un planning intemporel.
Une gestion des consommables utilisés est intégrée au logiciel.
Une fonction permet l'exportation des données vers Excel.

ActivPlanning inclut un module permettant au responsable d'un équipement de proposer à la personne qui réserve de spécifier (jusqu'à) plusieurs dizaines de paramètres de conditions expérimentales.
La personne qui réserve peut aussi attacher un ou des fichier(s) (maximum 5) à la réservation à destination du responsable de l'équipement qui, à son tour peut attacher un second fichier en retour.
Des outils intégrés à l'application permettent à l'administrateur de construire le formulaire de conditions experimentales par l'ajout d'objets : menus déroulants, cases à cocher etc...

Les paramètres de conditions expérimentales, ainsi que les fichiers attachés restent attachés à la réservation, ils sont archivés et toujours disponibles en ligne.

Le logiciel ActivPlanning s'est enrichi d'un gestion fine des utilisateurs à travers leur profil. Ceux-ci disposent de droits et de privilèges sur les plannings de réservation. Un utilisateur peut être administrateur, gestionnaire (moins de droits), simple utilisateur ou utilisateur "dégradé" (sa réservation doit être validée par le responsable de l'équipement avant d'apparaitre). Enfin un utilisateur peut se voir interdire de réserver un ou plusieurs appareils, voir tous les appareils.

ActivPlanning, ainsi que sa présentation ont été voulues volontairement simplissimes pour l'utilisateur final. Néanmoins, il est possible de modifier la charte graphique ainsi que personnaliser facilement le contenu.

Le système tient en temps réel un état d'utilisation des plannings en pourcentage sur le mois et l'année.
Il permet aussi de connaitre le temps d'utilisation et le pourcentage d'utilisation de chaque équipe.

Des sous fonctions peuvent être activées :
Limiter une éventuelle monopolisation d'un appareil en instaurant un quota glissant par équipe.
Suppression sous condition de la réservation par l'utilisateur.

Une fonction est en développement: facturation par projet.

Contexte d’utilisation du logiciel

ActivPlanning est généralement initié soit par le responsable du plateau technique qui veut dématérialiser les réservations et faciliter le reporting et la facturation, soit par la structure gérant l'ensemble des plateformes d'une structure de type centre de recherche ou IFR.

L'application nécessite peu de ressources informatiques, au minima un pc serveur avec windows xp ou 2008 server (production).
ActivPlanning n’a besoin d’aucun logiciel additionnel pour fonctionner.

La base de donnée de type SQL est crée avec Microsoft access. Il n'est pas nécessaire de posséder une licence access sur le serveur.
La sauvegarde des données du système est la même que pour les autres postes du parc et le serveur ActivPlanning peut intégrer un protocole existant.
Une instance d'ActivPlanning peut gérer plusieurs dizaines de plannings, il est possible de multiplier les instances sur un serveur.

Contexte d'utilisation: ActivPlanning est en production, outre les 2 instances de la faculté de pharmacie de Strasbourg, à l'institut Gustave Roussy (villejuif), à l'IFR02 (Hopital bichat, Paris18), au centre de recherche de la Pitié Salpétrière ainsi qu'à la faculté de médecine d'Angers.

Diffusion du logiciel.
ActivPlanning n'est pas disponible en libre acces en téléchargement mais si une structure académique désire l'avoir, je peux le transmettre.
Dans la majorité des cas, je propose de faire une démonstration sur site, puis en cas favorable, je propose une installation "clé en main" qui comporte si besoin l'aide à la définition du devis du serveur, l'installation du système, la configuration et adaptation à la charte graphique et la formation des utilisateurs aux fonctions d'administration du logiciel, à la gestion des comptes d'utilisateurs et à la facturation.